Ogłoszenie o zamówieniu: Świadczenie usług – pełnienie obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla Instytutu Kultury Miejskiej
Instytut Kultury Miejskiej zaprasza do składania ofert na świadczenie usług związanych z realizacją ochrony danych osobowych
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Świadczenie usług – pełnienie obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla Instytutu Kultury Miejskiej
Przedmiot zamówienia ma związek z wejściem w życie we wszystkich krajach Unii Europejskiej w dniu 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Faza wdrożeniowa:
1.1. Weryfikacja i ewentualnie aktualizacja dokumentów wdrażających zasady ochrony danych osobowych w Instytucie Kultury Miejskiej: Polityki ochrony danych osobowych, Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, Instrukcji zarządzania systemem informatycznym przetwarzającym dane osobowe, upoważnień do przetwarzania danych osobowych, umów powierzenia danych osobowych
1.2 Przeszkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i procedur wdrożonych w Instytucie Kultury Miejskiej (26 osób),
1.3. Opracowanie założeń i doradztwo w zakresie wdrożenia przez IKM odpowiednich środków technicznych (zabezpieczenia informatyczne) i organizacyjnych mających zabezpieczyć dane osobowe
2. Świadczenie usług – pełnienie obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla Instytutu Kultury Miejskiej
2.1 Informowanie administratora danych osobowych, podmiotów przetwarzających oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy obowiązujących przepisów prawa,
2.2 Merytoryczne wsparcie administratora danych osobowych, podmiotów przetwarzających oraz pracowników w podejmowaniu działań zmierzających do zapewnienia zgodnego z prawem przetwarzania danych,
2.3 Monitorowanie przestrzegania w IKM procedur dotyczących ochrony danych osobowych,
2.4 Przygotowania i prowadzenia rejestrów kategorii oraz czynności przetwarzania danych osobowych
2.5 Przygotowanie ogólnej i szczegółowej oceny ryzyka w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania informacji, w tym danych osobowych – oceny skutków dla ochrony danych osobowych,
2.6 Przygotowywanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom, które mają te dane przetwarzać oraz prowadzenie ewidencji upoważnień,
2.7 Przedstawienie propozycji i rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych i ich przetwarzania,
2.8 Monitorowanie realizacji zasad przetwarzania danych osobowych w IKM, podejmowanie skutecznych działań w celu zapewnienia wykazania ich przestrzegania- zapewnienia rozliczalności,
2.9 Kontrolowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem, w szczególności w zakresie udzielonych zgód,
2.10 Prowadzenie wykazu obszarów przetwarzania,
2.11 Prowadzenie wykazu zbiorów danych osobowych,
2.12 Prowadzenie opisu struktury zbiorów,
2.13 Prowadzenie opisu sposobu przepływu danych,
2.14 Udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków oraz monitorowanie ich wykonania,
2.15 Inicjowanie działań zmierzających do zapewnienia należytej ochrony danych osobowych w IKM,
2.16 Przeprowadzanie systematycznych audytów sprawdzających,
2.17 Pełnienie funkcji punktu kontaktowego na organu nadzorczego oraz dla osób, których dane dotyczą,
2.18 Zgłaszanie naruszenia bezpieczeństwa do organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą.
SPOSÓB WYCENY:
Prosimy o przedstawienie oferty cenowej obejmującej:
1) Cenę za wykonanie świadczeń opisanych w pkt. 1 (Faza wdrożeniowa), tj. za weryfikację i aktualizację obowiązujących procedur – cena ryczałtowa.
2) Cenę za świadczenie usług – pełnienie obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla Instytutu Kultury Miejskiej – cena za miesiąc za wykonywania usługi.
Prosimy o podanie w ofertach cen netto, należnego podatku VAT (jeśli dotyczy) i cen brutto.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Pełnienie obowiązków Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla Instytutu Kultury Miejskiej: od 25 maja 2018 r.
Zamawiający przewiduje podpisanie umowy na okres do 31-12-2018 r. z możliwością przedłużenia.
TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERTY
Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 18.05.2018r. do godz. 14:00
Możliwe jest złożenie oferty w formie elektronicznej na adres e- mail: ewa.przybojewska@ikm.gda.pl
lub w formie pisemnej w siedzibie Instytutu Kultury Miejskiej, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk.
Osoba do kontaktu: Ewa Przybojewska, tel. 663 362 016, email: ewa.przybojewska@ikm.gda.pl
WYBÓR OFERTY
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się kryteriami takimi jak: cena, doświadczenie we wdrażaniu procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych, Instrukcji zarządzania systemem informatycznym przetwarzającym dane osobowe, zakres przedstawionej oferty.
Zastrzega się możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.